Решение о смене офиса может быть принято с целью экономии средств или улучшения условий труда. Некоторые компании перевозят офисы, чтобы быть ближе к целевой аудитории. На регулярной основе подобные услуги интересуют владельцев предприятий, которые предпочитают арендовать офисные помещения. Представители бизнеса, использующего собственные помещения, занимается переездом намного реже.
Правила офисного переезда
Любой переезд начинается с планирования. От качества подготовительных работ будет зависеть скорость перевозки и безопасность грузов, поэтому организация переезда офиса часто занимает больше времени, чем сам процесс выполнение такой задачи.
Основные этапы офисного переезда:
- Планирование, включающее подготовку нового офиса, выбор транспорта, составление маршрута и поиск профессионалов для выполнения конкретных работ (грузчиков, водителей, охранников, экспедиторов);
- На этапе сборов подготавливаются все предметы для перевозки. Мебель разбирается, оргтехника складывается в специальные контейнеры, а документы сортируются по коробкам;
- Транспортирование начинается с погрузочных работ, поэтому все офисные предметы должны быть собраны. Они загружаются в выбранный на этапе планирования автомобиль и доставляются по рассчитанному маршруту в новый офис. Особо ценные грузы и важные деловые бумаги рекомендуется перевозить под охраной;
- Разгрузка вещей в новом офисе, в том числе сборка мебели и оргтехники.
В идеале после переезда старый офис остается пуст. Тут необходимо произвести уборку, дабы подготовить помещение к приему новых арендаторов или владельцев. Офис, в который компания переехала, тоже должен быть предварительно убран. Перевезенные вещи здесь необходимо тщательно рассортировать и расставить в отведенных для них местах.
Безопасность во время переезда офиса
Офисный переезд считается чрезвычайно сложной задачей, если сравнивать его с бытовым переселением. Перевозка часто требуется для дорогостоящей мебели и оргтехники. Некоторые предприятия также транспортируют огромные архивы документов, потеря которых грозит финансовыми убытками и судебными разбирательствами.
В процессе доставки ответственность за сохранность грузов могут взять на себя перевозчики. Некоторую мебель и оргтехнику рекомендуется перевозить только в собранном виде. Дополнительно рекомендуется застраховать имущество и привлечь охрану для защиты ценных предметов.
